Cách xuống dòng trong Excel, Google Sheet trên máy tính, điện thoại

Biên tập viên VDD

3 năm trước

Cách xuống dòng trong Excel, Google Sheet trên máy tính, điện thoại

5/5 - (4 bình chọn)

Việc biết cách xuống dòng trong Excel và Google Sheet sẽ giúp bạn trình bày dữ liệu khoa học, dễ đọc và tiết kiệm thời gian xử lý bảng tính. Tuy nhiên, không ít người dùng vẫn gặp lỗi nhấn Enter nhưng không xuống dòng như mong muốn. Trong bài viết này, Viện Di Động sẽ hướng dẫn các cách ngắt dòng trong Excel đơn giản, dễ áp dụng và phù hợp với nhiều phiên bản Excel hiện nay.

Nội dung bài viết

1. Xuống dòng trong ô Excel có tác dụng gì?
2. Cách xuống dòng trong Excel
3. Cách xuống dòng trong trang tính Google Sheet
4. Cách xuống dòng trong Excel trên điện thoại iOS, Android
5. Kết luận

Cách xuống dòng trong Excel nhanh nhất: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần ngắt dòng trong ô → nhấn ALT + Enter (Windows) hoặc Command + Enter (Mac).

1. Xuống dòng trong ô Excel có tác dụng gì?

Excel và Google Sheet là một trong những phần mềm, công cụ bảng tính không thể thiếu dành cho các công việc và học tập.

Trong khi đó, Microsoft Excel là một chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Excel của thương hiệu Microsoft. Còn Google Sheets cũng là một chương trình bảng tính của một bộ mềm văn phòng miễn phí dựa trên web được cung cấp bởi Google trong dịch vụ Google Drive.

Microsoft Excel và Google Sheet

Khi thực hiện cách xuống dòng trong Excel, bạn có thể liệt kê rõ ý nội dung một cách chi tiết để người xem có thể nắm rõ và tiếp nhận thông tin truyền tải. Ngược lại, ô bảng tính sẽ không hiển thị đầy đủ nội dung mà bạn đã soạn thảo, dữ liệu, thậm chí là rối rắm, khó nhìn và tiếp nhận thông tin chậm hơn.

Chưa dừng lại ở đó, nếu không áp dụng cách xuống dòng mà bạn nhấn nút Enter thì phần mềm Excel và Google Sheet sẽ tự động chuyển sang một ô mới. Điều này mang lại một cảm giác khó chịu bởi vì nội dung mà bạn đang soạn thảo sẽ tự động sẽ xuống ô mới.

Nội dung không xuống dòng trên Excel vô cùng khó chịu

Đồng thời, nhiều nội dung nhỏ lẻ trên từng ô bảng tính sẽ vô cùng thiếu chuyên nghiệp, lướt trôi đi và tốn nhiều thời gian để tìm kiếm. Không chỉ mỗi vấn đề này xảy ra trên hai phần mềm này mà còn liên quan đến những phần mềm thay thế Excel khác.

2. Cách xuống dòng trong Excel

Nếu bạn mới lần đầu sử dụng phần mềm bảng tính Excel và Google Sheet nhưng lại không biết cách xuống dòng trong ô Excel trên thiết bị máy tính hoặc điện thoại. Vì thế, dưới đây là 5 cách giúp bạn có thể thực hiện xuống dòng trong bảng tính:

Cách 1: Ngắt dòng thủ công bằng phím tắt
Cách 2: Tự động xuống dòng bằng Wrap Text
Cách 3: Chèn ngắt dòng hàng loạt bằng Find & Replace
Cách 4: Sử dụng chức năng Justify để tự động ngắt dòng
Cách 5: Sử dụng công thức hàm CHAR(10) để xuống dòng

2.1. Cách xuống dòng bằng phím tắt

Đây là cách xuống dòng trong Excel phổ biến và nhanh nhất, được hầu hết người dùng áp dụng khi cần ngắt dòng trong 1 ô mà không làm dữ liệu bị chuyển sang ô khác. Phương pháp này phù hợp với hầu hết các phiên bản Excel hiện nay, từ Excel 2016 đến Excel 365.

Các bước thực hiện:

Bước 1: Nhấp đúp chuột vào ô Excel cần nhập nội dung hoặc nhấn phím F2 để chỉnh sửa ô (Windows)

Bước 2: Đặt con trỏ chuột tại vị trí bạn muốn xuống dòng trong ô.

Chọn vị trí bạn muốn xuống dòng

Bước 3: Bấm tổ hợp phím tắt phù hợp với hệ điều hành trên máy tính:

Trên máy tính Windows: Nhấn tổ hợp phím ALT + Enter.
Trên máy tính MacOS (Macbook, iMac):
- Option + Return (⌥ + ↩): Cách phổ biến nhất để xuống dòng trong ô Excel trên macOS
- Command + Enter (⌘ + ↩): Áp dụng trên một số phiên bản Excel cho Mac
- Control + Option + Return: Dùng khi các tổ hợp trên không hoạt động

Ngay lập tức, phần văn bản từ vị trí con trỏ trở đi sẽ được chuyển xuống một dòng mới ngay bên trong ô đó.

Tổ hợp phím Alt + Enter xuống dòng trong Excel trên Windows

Lưu ý khi sử dụng tổ hợp phím để xuống dòng:

Nếu ALT + Enter không hoạt động, hãy kiểm tra:

Ô Excel có đang bị gộp (Merge Cells) hay không

Excel đã bật Wrap Text chưa

Sau khi xuống dòng, bạn có thể kéo giãn chiều cao ô để nội dung hiển thị đầy đủ hơn

2.2. Cách viết xuống dòng trong Excel bằng Wrap Text (Ngắt dòng tự động)

Wrap Text là tính năng giúp Excel tự động xuống dòng khi nội dung trong ô vượt quá độ rộng cho phép. Cách này phù hợp khi bạn không cần xác định vị trí ngắt dòng cụ thể. Với cách xuống dòng trong ô Excel bằng tính năng Wrap Text thì bạn có thể thực hiện các bước như sau:

Hướng dẫn cách xuống dòng trong Excel bằng Wrap Text chi tiết hơn như sau:

Bước 1: Nhập dữ liệu vào trong ô tính ⇒ Chọn vị trí mà bạn muốn ngắt dòng.

Tính năng Wrap Text trên thanh công cụ

Bước 2: Nhấn vào tính năng Wrap Text trong mục Alignment tại thanh công cụ Home ⇒ Dòng chữ trong ô sẽ tự động xuống hàng để khớp với độ rộng của ô.

Sử dụng Wrap Text để xuống dòng

Bước 3: Điều chỉnh độ rộng, độ dài của ô hoặc sử dụng tính năng “AutoFit Row Height” (trong menu Format của nhóm Cells) nhằm mang lại một bố cục đẹp mắt hơn.

Lưu ý: Wrap Text không tạo dòng mới cố định như ALT + Enter, mà chỉ hiển thị nội dung theo chiều rộng của ô.

2.3. Hướng dẫn xuống dòng trong Excel bằng tính năng Find & Replace

Nếu bạn cần xuống dòng trong Excel cho nhiều ô cùng lúc, tính năng Find & Replace sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, đặc biệt với dữ liệu dài.

Bước 1: Nhập nội dung thông tin vào ô trang tính.

Bước 2: Đi vào tính năng Find & Select trên thanh công cụ trên ⇒ Chọn Replace…

Đi vào Find & Select và chọn Replace

Bước 3: Khi cửa sổ Find & Replace hiển thị, thiết lập các điều kiện tìm kiếm và thay thế:

Ô Find what (Tìm gì): Nhập ký tự hoặc nội dung mà bạn muốn chuyển thành xuống dòng. Ví dụ: Nhập dấu phẩy “,” nếu muốn mỗi dấu phẩy được thay bằng một dòng mới, nhập dấu cách ” ” nếu muốn tách nội dung theo từng khoảng trắng…
Ô Replace with (Thay thế bằng): Đặt con trỏ chuột vào ô này, sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + J. Lúc này, Excel sẽ chèn một ký tự xuống dòng ẩn. Bạn sẽ không thấy ký tự nào hiển thị trong ô, nhưng Excel vẫn hiểu đây là lệnh ngắt dòng trong ô.

Gõ điều kiện thay thế để xuống dòng trên Excel

Bước 4: Sau khi thiết lập xong, chỉ cần nhấn Replace All để Excel tự động xuống dòng cho các nội dung đã chọn.

Lưu ý: Tính năng Find & Replace cần phải thiết lập công thức tìm kiếm và thay thế phức tạp. Đồng thời, còn giới hạn trong việc xuống dòng với công thức mà bạn đã cài đặt trước đó.

2.4. Cách để xuống dòng trong Excel bằng cách căn lề Justify

Bên cạnh thủ thuật trên, vẫn còn cách xuống dòng trong Excel đó là thông qua chức năng căn lề Justify. Tuy đây là cách ngắt dòng văn bản hơi phức tạp nhưng vẫn đảm bảo khi bạn in ra giấy gì thì vẫn sẽ hiển thị các phần văn bản bị che mất.

Để thực hiện cách xuống dòng trong ô Excel thông qua tính năng căn lề Justify, bạn có thể thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Nhấn chọn vào ô mà bạn muốn nội dung cần xuống dòng.

Bước 2: Mở hộp thoại Format Cells lên hoặc có thể nhấn chuột phải vào ô cần xuống dòng để hiển thị cửa sổ nhỏ và chọn Format Cells.

Vào tính năng Format Cells trên Excel

Bạn có thể mở Format Cells trong ô Format trên thanh công cụ.
Hoặc nhấp vào ô cần xuống dòng và tổ hợp phím Ctrl + 1 là xong.

Bước 3: Khi hộp thoại Format Cells mở lên ⇒ Chọn vào mục Alignment ⇒ Tìm kiếm hộp Horizontal, nhấp vào mũi tên xuống và chọn Justify ⇒ Nhấn Ok để hiển thị kết quả giống với cách 2.1.

2.5. Sử dụng công thức hàm CHAR(10) để xuống dòng trong Excel

Nếu bạn muốn xuống dòng trong Excel một cách tự động bằng công thức, đặc biệt khi cần nối nội dung từ nhiều ô khác nhau vào cùng một ô, thì hàm CHAR(10) là giải pháp rất hiệu quả. Trên hệ điều hành Windows, CHAR(10) đại diện cho ký tự ngắt dòng (line break) trong Excel.

Ví dụ cách sử dụng CHAR(10) để xuống dòng: Bạn muốn nối nội dung từ Ô A1: “Dòng 1” và Ô B1: “Dòng 2”, cần hiển thị mỗi nội dung trên một dòng riêng trong ô C1.

Bước 1: Nhập công thức có chứa CHAR(10) vào ô cần hiển thị và nhấn Enter

Nhập công thức sau vào ô C1 “=A1 & CHAR(10) & B1” hoặc dùng hàm nối chuỗi: =CONCATENATE(A1, CHAR(10), B1)

Bước 2: Chọn ô vừa nhập công thức → bật Wrap Text (Ngắt dòng văn bản).

Nếu không bật Wrap Text, Excel vẫn có ngắt dòng, nhưng bạn sẽ không nhìn thấy kết quả hiển thị trên nhiều dòng.

3. Cách xuống dòng trong trang tính Google Sheet

Bên cạnh Excel, Google Sheet cũng hỗ trợ tính năng xuống dòng trong ô giúp nội dung hiển thị rõ ràng và dễ theo dõi hơn. Tuy nhiên, giao diện và cách thao tác trên Google Sheet khác một chút so với Excel, nên nhiều người thường nhầm lẫn khi sử dụng. Dưới đây là 3 cách xuống dòng trong Google Sheet:

Cách 1: Xuống dòng tự động bằng Text Wrapping
Cách 2: Sử dụng phím tắt để xuống dòng thủ công
Cách 3: Dùng hàm CHAR(10) để xuống dòng trong Google Sheet

3.1. Xuống dòng tự động trong Google Sheet bằng Text Wrapping

Vì thế, dưới đây là cách giúp bạn sử dụng Wrap Text trên Google Sheet thông qua các bước sau:

Bước 1: Chọn 1 ô mà bạn muốn xuống dòng.

Bước 2: Trên mục thanh công cụ, hãy tìm và chọn Xuống dòng tự động (Text Wrapping) ⇒ Một cửa sổ nhỏ hiển thị và chọn Xuống dòng (Wrap).

Cách xuống dòng trong Excel tự động (Text Wrapping) và chọn Warp

Bước 3: Tùy chỉnh ổ kích thước phù hợp với nội dung và tự động xuống dòng cho bạn.

Khi sử dụng Text Wrapping, bạn sẽ thấy 3 tùy chọn. Việc chọn đúng chế độ sẽ giúp hiển thị dữ liệu chính xác hơn.

Overflow (Tràn): Nội dung tràn sang ô bên cạnh nếu ô đó trống

Wrap (Xuống dòng): Nội dung tự động xuống dòng trong cùng một ô

Clip (Cắt): Chỉ hiển thị phần nội dung nằm trong ô, phần còn lại bị ẩn nhưng nếu nhấp chuột 2 lần thì vẫn đầy đủ nội dung đã soạn

3.2. Sử dụng phím tắt để xuống dòng thủ công

Tương tự Excel, bạn có thể xuống dòng thủ công trong 1 ô Google Sheet bằng phím tắt.

Cách thực hiện:

Bước 1: Nhấp đúp vào ô cần chỉnh sửa
Bước 2: Đặt con trỏ tại vị trí muốn ngắt dòng
Bước 3: Nhấn Alt + Enter (Windows) hoặc Command + Enter (Mac)

Ngay sau đó, nội dung trong ô Google Sheet sẽ được xuống dòng đúng vị trí, không chuyển sang ô khác.

3.3. Xuống dòng trong Google Sheets bằng hàm CHAR(10)

Ngoài việc dùng phím tắt và Wrap Text, bạn cũng có thể xuống dòng trong Google Sheets bằng công thức, đặc biệt hữu ích khi cần tự động ghép dữ liệu từ nhiều ô hoặc xử lý văn bản hàng loạt.

3.3.1. Xuống dòng trong Google Sheets bằng CHAR(10)

Tương tự Excel, Google Sheets hỗ trợ hàm CHAR(10) để chèn ký tự ngắt dòng ngay trong công thức.

Lưu ý: Sau khi nhập công thức, bạn bắt buộc phải bật “Xuống dòng tự động (Wrap)” cho ô chứa công thức. Nếu không bật Wrap, nội dung vẫn có ngắt dòng nhưng sẽ không hiển thị đúng trên nhiều dòng.

3.3.2. Tách nội dung thành nhiều dòng bằng hàm SPLIT (Kết hợp TRANSPOSE)

Google Sheets còn cung cấp hàm SPLIT, rất hữu ích khi bạn muốn tách một chuỗi văn bản thành nhiều dòng riêng biệt.

Ví dụ: Ô A1 chứa nội dung “Ba, Mẹ, Con”

Để tách mỗi từ thành một dòng riêng theo chiều dọc, hãy dùng công thức: =TRANSPOSE(SPLIT(A1, “,”))

Giải thích nhanh:

SPLIT(A1, “,”): Tách chuỗi dựa trên dấu phẩy
TRANSPOSE(…): Chuyển dữ liệu từ hàng ngang sang cột dọc

4. Cách xuống dòng trong Excel trên điện thoại iOS, Android

Chuyển sang thiết bị iOS – Android, bạn có thể tải về ứng dụng Excel hoặc Google Sheet để thực hiện chỉnh sửa iPhone, Android cách xuống dòng. Một số trường hợp bạn muốn thay đổi lại nội dung chi tiết hơn nhưng không may lại không có thiết bị máy tính bên cạnh.

Cho nên, cách xuống dòng trong Excel trên điện thoại sẽ rất tiện lợi, tiết kiệm thời gian và hoàn tất công việc dang dở của bạn vô cùng nhanh chóng. Dưới đây là các bước hướng dẫn vô cùng đơn giản như sau:

Bước 1: Nhấp vào mũi tên lên trên ứng dụng Excel để mở thanh công cụ.

Nhấn vào mũi tên để vào thanh công cụ ứng dụng Excel

Bước 2: Trong thẻ Home (Trang chủ), cuộn xuống và chọn Ngắt dòng văn bản.

Chọn Ngắt dòng văn bản để điểu chỉnh ngắt dòng

Bước 3: Khi đã thực hiện ngắt dòng nội dung trong ô tính thì bạn có thể tự mình điều chỉnh độ rộng để ô tính tự động xuống dòng là xong.

5. Kết luận

Trên đây là tổng hợp hướng dẫn cách xuống dòng trong Excel, Google Sheet trên máy tính lẫn điện thoại vô cùng dễ dàng. Hy vọng bài viết trên có thể giúp bạn thao tác được kỹ năng xuống dòng để có soạn thảo nội dung chi tiết, mạch lạc, rõ ràng để bạn và người xem có thể nắm bắt thông tin, tiếp nhận nhanh chóng hơn.

Điện thoại hư, laptop gặp phải nhiều vấn đề thì hãy mang thiết bị công nghệ đến với hệ thống sửa chữa Viện Di Động. Với các cơ sở tại Tp.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng, khách hàng có thể liên hệ 1800.6729 (miễn phí) hoặc fanpage Viện Di Động để được tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật nhằm mang lại thông tin dịch vụ chất lượng, hài lòng nhất.

Xem thêm:

Viện Di Động